随着三期工程的逐步实施,系统在3个月内就取得了显著的成效。系统可以实时按所需条件查询库存数量,为生产部门合理安排生产任务、仓库管理部门进行库存管理和控制提供详细而准确的资料;仓库账与财务账、财务账与客户账不一致的问题得到彻底的解决。市场部则运用销售系统现有的报表,对销售人员的工作业绩进行考核,对应收账款进行分析。
管理层可以在系统上直接看到业务人员的工作进度,及时督办本部门的工作。系统实施后,企业的管理和业绩均取得了较大的突破。企业开发费用降低6%;新产品的上市品种较去年同期增长75%;企业增加销售收入1235万元;增加经济效益290万元;会计报表编制期由13天缩短为3天;部分岗位的人员得以精简。
从该企业从管理目标着手、根据自身需求,分步实行ERP系统的过程我们可以了解到:ERP绝不是一蹴而就的一个计算机应用软件,而是一个至上而下,全员参与,循序渐进的系统性工程。鉴于中小企业在管理上的先天不足,一个ERP项目的成功导入,应当考虑以下几个方面:
1.管理观念的转变
①ERP系统的实施不仅仅是一个IT项目,更是一个管理项目。在选择、实施系统时项目负责人不能只由技术部门的领导担任,高层管理人员,尤其是企业一把手必须亲自主持和参与系统实施。
②ERP系统带来的不仅仅是一套软件,更重要的是带来了整套新的管理思想。企业在准备上ERP系统之前,应充分认识到ERP系统的实施会不可避免地冲击企业原有的管理思想和管理模式、程序和方法,以及权责关系和体制结构等。只有深刻理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用,实现企业管理的全面变革,才能充分发挥ERP系统带来的效益。
不少企业在实施ERP系统时,并没有意识到实施ERP系统必须同时实现企业管理的改革,只是要求系统模拟企业目前的运行状况,仅是原管理方式的计算机化,这是导致ERP系统应用不成功的一个重要原因。因此,企业在实施ERP系统时,必须同时推进管理观念的转变。从某种意义上来说,这是企业成功实施ERP系统最为关键的因素。
2.明确企业自身需求和实施重点
很多企业实施ERP系统成功率不高的一个重要原因就是在前期没有明确自己的需求和实施重点,许多企业对ERP系统期望过高,以为ERP系统是"万灵药",可以解决企业存在的一切问题。从而在决定建立ERP系统前,没有对本企业进行需求分析,不清楚企业应当如何通过ERP系统来解决这些问题及企业在管理方面想要达到的目标。最后很多企业实施的ERP项目只是企业现有管理模式的计算机翻版就是由于实施前的需求和重点不明所造成的。
因此在实施系统前,应该像上面提到的化工企业一样,重点考虑以下方面:①考虑企业今后长远发展目标,同时找出近期企业最迫切需要解决的问题。对企业可以通过ERP系统解决的问题,也应当根据企业的具体情况,根据企业的近期需求和远景目标分阶段分步骤实施。同时确定ERP项目每阶段结束的标准和项目评价指标体系作为参考和修正的依据,确保每一步骤都实施到位。②分析企业现有工作流程,弄清在哪些方面未能实现快速响应市场的需求,哪些方面与企业的总体目标不符,需要进行怎样的调整和改革。③在考虑ERP软件的具体功能时,要分析企业的生产环境和生产类型,企业的组织形式对软件的要求,企业特点对软件功能的特殊要求。④分析企业现有基础建设是否完善。众多中小型企业普遍存在技术设备落后,计算机基础薄弱,企业人员素质不能适应ERP软件等。而这些问题都应该在实施前得到合理的解决。
3.企业业务流程重组 (BPR)
ERP系统的信息实现了最小冗余和最大共享,传统需要几步或几个部门完成的工作,在ERP中利用统一的数据库和集成的信息系统可能一次就可以完成。因此,要想使ERP系统在企业成功应用,就必须对企业业务流程进行重新设计和优化,去除冗余和无效的工作环节,从而确保企业有一个科学、规范的业务流程和管理基础,并在此基础上对企业组织机构进行相应的调整,实现扁平化管理,提高管理效率和对客户的快速反应能力。
许多企业在实施ERP系统时,对实行业务流程重组缺乏清醒的认识,只是要求ERP系统的功能适应原有手工业务处理流程与工作方式,而不去对原有的管理模式、管理方法、业务流程和组织机构等方面进行改造和调整,结果造成企业想通过实施ERP系统来提高管理水平和整体素质的目的难以达到。
而业务流程重组必然会涉及到部门职能的重新划分、岗位职责的调整、权力利益的重新分配等方面的问题,而且新的管理方式对人员素质提出了更高的要求。如果企业不能妥善处理这些问题,都会给企业带来不稳定因素,这正是ERP系统成功实施的难点。
一个成功的ERP系统实施,除了以上提及对策,同时还包括其他要点。譬如说实施前专业管理咨询公司的整体方案设计,实施过程投资预算和资金分配,系统运行后的维护和扩展等都是决定一个项目是否成功的关键要素。在此就不展开详细讨论。
不过企业应当了解ERP系统是一个因需制宜的项目,企业的信息化建设是一个循序渐进、不断完善的系统工程,推进信息化建设必须遵循"整体规划,分步实施,效益驱动,重点突破"的原则,做到统筹安排,分类指导,分层推进,分步实施,协调发展,才能取得期望的成效。