石炼化ERP线外审计系统设计

一、系统背景  
　　２００５年底石家庄炼化公司ＥＲＰ成功上线，200６年２月系统单轨，随着ＥＲＰ系统的单轨运行，ER系统对维修工程的控制不能满足企业的实际要求，虽然ERP系统对维修工程整个执行过程有严格的控制，但是，对于工程预算的审计只设置了一次审计。石炼化公司在实际操作中规定要进行三级审计。如果包括施工单位申报预算和一审后的确认，实际达到五级审计。在ERP中无法插入这些步骤。为此公司决定在ERP线外进行审计，把ERP的计划采购订单从ERP系统中导出，在线外执行施工单位申报预算，机动处初审，监理公司一审，机动处确认，审计处二审，再把审计结果导入ERP系统。 
    需要说明的是：石炼化独立开发的线外审计系统不同于目前集团公司推广的ＥＲＰ系统的ＡＩＳ模块，首先ＡＩＳ是ＥＲＰ的一部分，而石炼化的审计系统是ＥＲＰ的外挂程序；其次，ＡＩＳ主要的功能是对ＥＲＰ所有业务运行的监督和监控，而是石炼化的审计系统主要是对ＰＭ模块产生的工单的结算过程在线审计。
二、系统设计
    基于以上的原因和目的，结合工程管理部门、审计部门、合同管理部门、甚至是工程监理部门的实际业务需求.
三、流程描述 
    １．机动处计划员在线外审计系统定期将ＥＲＰ维修工单导出ＥＲＰ系统，并进行按照签订的制止合同分类，将合同号和工单号在线外审计系统内对应。并将对应结果倒入合同管理系统。 
    ２．机动处预算员在线外审计系统对工单初审的预算值进行修改或确认。确认后自动提交下一级审核。 
    ３．润达公司（施工单位）预算员在线外审计系统对工单的预算进行一审，修改并确认初审结果，同时锁定初审结果，机动处预算员确认通过后自动提交下一审核。 
    ４．审计处审计人员在线外审计系统对一审结果进行二审，修改并确认一审结果，确认后锁定审计结果并提交机动处进行审计处理。 
    ５．机动处预算员进行审结处理，将审计结果导入ＥＲＰ系统，以便完成工单的计算，倒入的依据是工单号。同时将审计结果导入合同管理系统，导入的主键依然是工单号，合同管理软件自动根据第一步的导入结果实现工单和合同的匹配。 
四、功能设计 
    根据业务需要设计如下功能模块： 
    计划编制 
    导入计划：如果有正在编辑的计划，导入时检查正在编辑的计划，取出计划名称和最大编号，续编计划号。如果没有正在编辑的计划，计划名称为空，请人工输入计划名称；如果是新计划，请先进入编辑，初始化后再进行导入。编辑/查询：允许修改，设打印功能（封面、目录、正文），存档后才能进行下一步审计。 
    签证：车间签证：进入后只可看本单位项目。以工单号做查询关键字，双击签证栏完成操作。 
    机动处签证：以工单号（或计划号）做查询关键字，完成签证操作。签证统计报表：形成签证的报表。报审：可以让施工单位输入报审数据。各单位只能看到自己单位的项目。 
    初审 
    预算及初审录入：以计划号或工单号做索引。录入施工单位预算和预审值。在一审录入前可以修改，一审录入后不能修改，若要修改需要撤消一审。初审统计报表 
    一审 
    一审值录入：录入一审值。在一审录入前可以修改，二审录入后不能修改，若要修改需要撤消二审。 一审统计报表。
 
    机动处确认：确认，确认报表 
    二审 
    二审录入：录入二审值。在确认导出前可以修改，确认审结后不能修改，若要修改需要撤消确认审结。二审统计报表 
    审结处理 
    导出：确认审结的项目，按ERP需要格式，将二审审结的项目导出成文本文件。查询。 
    查询：进度查询：计划号、工单号、采购订单号查询，数据更改记录。 
    系统维护： 口令维护，导入签证授权管理，一二审授权管理。 
    风险评估：因为涉及ERP系统，更是涉及财务计算，所以对程序的风险控制是主要考虑的一个重要方面。风险评估中对系统的各个环节进行分析与控制。 
    1．数据导出。如果数据导出产生错误，对系统影响很大。数据导出的关键数据不仅仅是计划数据，还有工单号，采购订单号。采购订单号是导入数据的关键字，影响到写入ERP的正确性。为了消除ERP导出数据的风险，数据导出程序嵌入在ERP计划打印程序ZSJZPM04中直接导出计划报表的内表，使导出的数据与打印内容一致，消除导出数据的误差和风险。在系统导出数据时同时生成导出日志文件，详细记录导出数据时使用的各个参数及导出记录数量，做风险评估。 
    2．线外审计中多次录入风险。线外审计时初审、一审、二审多次录入数据都有录入错误风险。在系统中设置出错撤消录入功能，发现错误后可以撤消重新录入，消除错误。系统对每一级审计算出审减率，根据审减率异常可以发现录入错误，消除录入风险。系统对每一步审计数据的最后修改记录修改人和修改时间，作为控制风险的一部分。 
    3．多级审计审计次序混乱的风险。多级审计如果不按次序审计就会造成混乱，比如二审在一审没有审以前就进行就不符合审计要求，二审结束后一审再修改一审值也是不允许的。为了消除审计次序风险，系统值设计互锁功能。一个项目某一时间只能一个审计步骤操作。并且只能按初审、一审、确认、二审步骤进行。前面的步骤没有完成，后面的步骤看不到该项目，也就不可能进行审计，后面的步骤进行后，前一步骤只在已审窗口显示，只能查看不能修改。 
    4．向ERP导入数据的风险。审计完成后，审计结果要导入ERP系统。主要风险在导入位置即数据库表错误和相关参数设置错误，导入过程出错，最大的风险是控制导入过程出错的错误性质、数量，一旦发生错误没有发现会造成很大影响。 
    5．为了消除导入ERP位置出错的风险，导入程序不直接把审计写入数据库，使用BDC导入，使用事务代码ME22N模拟人工修改审计结果的操作，就像对ERP系统执行正常操作一样，保证审计写入正确位置，正确修改相应参数，同时利用ERP对审计进行有效性检查。 
    6．导入审计一般是批量导入，对导入过程的正确性，正确率，出错点的了解控制是导入过程风险控制的关键。为此程序设计了导入日志文件和错误记录文件，详细记录导入操作的时间，导入文件名称，导入过程值读入的项目数，记录数，金额，成功导入的记录数、金额，出错的记录数，金额，出错记录的错误信息，出错记录的文本。防止导入出错风险。 
    7．ERP系统本身对风险的控制ERP系统审计完后，有一步确认操作，要求计划员对审计结果确认，然后编排付款计划。这是一次检查审计结果的机会，也是审计失误风险控制。成为对本系统的又一次风险控制。 
    8．对ERP系统的影响。尽管线外审计步骤很多，但是，线外审计从ERP取数和向ERP写数，在ERP只是一步操作，相当于在ERP中修改审计一个数值，导入数据用BDC技术，执行ME22N模拟人工修改操作。审计后ERP还要确认、生成付款计划等操作，所以，线外审计不会对ERP造成不良影响。 
五、应用效果 
    本系统2006年初完成开发并投入运行，效果良好，提高了审计的工作效率，各种报表清晰，风险控制良好。