电脑辅助路程许可系统改变了许多州交通部门处理超大尺寸和超重卡车行驶州级高速道路许可证明的作业方式。好几州的交通部门采用GEOPAK交通运输系统的电脑辅助路程许可系统,集成州际道路桥梁资料、法令、帐务和建筑资料。GEOPAK是奔特力的策略联盟系统。将这套以经验为基础的系统,就此部门具有裁决性质的特殊需要,加以改写,把一向耗费人力和纸张的作业流程,改变成迅速、流畅、准确的流程。
路程许可作业流程自动化的好处影响深远。签发许可证明有二个意义:第一,增加国家财源;第二,州政府可以确认安全有效的路线。藉此,运输业者承载货物时,能控制不超过桥梁载重、高度限制、和其他的限制,以延长州道路和桥梁的寿命。
从大处看以及就经济角度而言,必须保持卡车运输流畅。卡车运输占国内运输收入的百分之七十七,在美国百分之七十七以上地区,卡车是唯一的载货工具。一九九五年,卡车业雇用九百三十百人,毛收入为三千八百一十亿美元,约占当年美国国内生产毛额的百分之五。
一九五六年,国会通过立法,要求卡车行驶州际高速道路的车轴重量、车辆毛量、宽度限制采用美国州高速道路暨运输公务联合会的建议(the American Association of State Highway and Transportation Officials,简称AASHTO)。但各州有权不采用国会的要求,而有许多州有”grandfather rights”,可以不遵循州际道路的特定限制。州的法令常通过立法修改,也常因后面所提这几项因素改变,也就是经济、产业活动、基础建设、交通密度和人口分布。
这对各州而言是一件复杂的事。载货重量和尺寸的限制,机动车辆运输业者或卡车运输业者必须分别从各州取得许可证明。而且每州的规定都有不同的地方。可运输的时段、日期、路线、毛重、车轴重量、是否须要私人或州警护送,这些都有规定。还有其他种种的规定,每载货都要去考量。
GEOPAK交通运输系统把每州超大尺寸和超重许可的作业流程和规定都建在软件中。发不发许可证明就由系统决定,不再由人按自己的解读决定。且每个申请件都能依照同样的标准裁定。而通过内建的帐务系统,收费更一致。
GEOPAK交通运输系统的基础是一张智慧数位基本地图,内有高速道路的特质和相关资料,例如各州的特殊道路、桥梁和建筑施工状况。系统能在数秒内衡量全部状况,自动规划出一条路线。这条路线可以在基本地图上画出来。
明尼苏达州交通部门道路暨交通信息服务组的主管Darrell Schierman表示,规划超大尺寸和超重卡车行驶路线,曾经是非常烦人的工作。他说:「有人需要不断翻阅地图,找出正在施工的地点以及可以绕行的道路。神精细胞就得在这种环境下不断受折磨。」
GEOPAK交通运输系统衡量桥梁高度、施工状况、和特别条款,找出最好的路线。例如:在甜菜和马铃薯收获季节,重量可以多载百分之十。这些特别条款也是系统持有的资料。
这套系统可以避免卡车因为桥上高度不够而卡在桥上。Schierman说:「每座桥的高度和距离都在电脑 。系统知道走那座桥不安全,会找出别的路线。」
在许可申请方面,GEOPAK交通运输系统还有表格和财务管理系统,操作简单容。有智慧表单(intelligent menus)、错误检查(error checks);此外还能够引导申请人完整填写表格,加快填表速度,避免回头填写不足的资料。
David spangenberg是密西根交通部门的公共事业许可工程师(a Utilities Permit Engineer),在该部门服务了36年,谈以前人工作业的情形。「以前都是用人工签发许可证明。纸张文件是我们最糟的问题。手写申请书,然后传真给我们审核。如果正确无误,我们就传回给申请者。如果有问题,就得重来。」
现在有了GEOPAK交通运输系统,申请和审核都用电脑处理,Spangenberg说:「在作业完成前,都用不到纸张。」
俄亥俄州的特殊运送许可处(The Special Hauling Permits Section)每天可处理1,100件许可证明。较忙的时候,每天可达到1,400件。申请的程序从申请资料输入GEOPAK交通运输系统开始。从外面的电脑输入申请资料或到现场的电脑输入申请资料后,工作人员从电脑叫出资料,核对保险是否在效期内,审查货运和行政管理资料。申请获许后,直接用电脑传真给申请人。
俄亥俄州的特殊运送许可处(The Special Hauling Permits Section)经理Jeff Honefanger说:「缩短作业时间是最大的利益。用人工,每天只能处理300到400件,用现在这套系统,每天可以完成1,400件。工作人员有更多的时间可以仔细评估分析路线,不必多花时间去做文书工作。总体而言,工作人员非常喜欢目前的方式。」
明尼苏达州交通部门道路暨车辆信息服务组主管Darrell Scheirman同意这一点。他说:「申请时间缩短对申请者而言意义十分重大。如果司机知道要等上两个小时才能拿到许可,他会先走再说。平均而言,我们审核资料签发许可证明所花的时间,和他们把申请资料给我们所发的时间是相同的。这套系统不但节省我们的时间,也节省卡车业的时间。」
明尼苏达州交通部门道路暨车辆信息服务组每年要处理160,000车次。没有超重的车辆收费15美元。超重的车辆,每支车轴收取一角到3.5角的损害评估费(a damage-assessment fee)。电脑自动加总费用,并算出超载车辆每行一英哩的损害。所以不会漏收费用,州政府可以收到足够的资金维修道路。
在一九九七年三月的专业运输暨运输设备协会(Specialized Carriers & Rigging Association, 简称SC&RA)年会,线上申请许可证是当时讨论热烈的题目。该协会的执行副总裁N. Eugene Brymer在该协会的网站上针对卡车业发表一封公开信,他说:「经营生意要能够结合先进的科技和方法,要能够满足全球市场的需求。信息科技已深入运输行业,包括搬运(cranes)、卡车、行政管理、装载项目(designing loads)、市场行销以及其他相关的作业。本协会和会员面临的挑战是要怎样才能走在潮流的前端,也就是说,参与开发服务的项目,随时准备好捉住新的机会。」
对于要自动化超重和超大尺寸卡车行驶路线许可系统的州交通部门,GEOPAK交通运输系统是最佳的选择。
主要利益:GEOPAK交通运输系统的许多功能节省州交通部门人员很多的时间,大幅提高他们的产能。例如:GEOPAK交通运输系统的表格和财务管理系统,工作人员操作很容易。GEOPAK交通运输系统还有许可证明收费追踪帐务系统,这套系统可以单独使用,也可以和其他的帐务系统配合。帐务系统可以按照交通部门的作业方式,依据许可证明类别、有效期限、卡车车轴规格、行驶哩程和损害估算,计算应收费用。然后系统就会把帐单寄给申请人。
成果:密西根交通部门的人员表示,在受完一天的培训后,大部分的人员都觉得不难操作GEOPAK交通运输系统。相对于烦杂的人工流程,自动化是受欢迎的。签发一份许可,不必再用手盖上八个章,加上附件,然后再全部塞进信封 。这位人员说之前有好些客人申请一年的许可,得填写100人份表格。现在申请一年的许可简单多了。她说:「这样的改变,客户喜欢。」